Sede

Gestión y coordinación de las instalaciones donde se celebra el evento - Distribución de los espacios según las necesidades - Gestión de las necesidades audiovisuales del evento y contratación de equipamiento y personal - Coordinación recinto/ autoridades locales

Personal

Evaluación de las necesidades de personal (azafatas, seguridad, mozos, fotógrafos, intérpretes…) y contratación- Coordinación y supervisión continua del personal contratado durante el evento

Restauración

Asesoramiento sobre recintos y menús para los servicios de restauración: cenas de ponentes, almuerzos de trabajo, pausas-café, cócteles, cenas de clausura- Gestión de las reservas y coordinación con los responsables de estos servicios

Gabinete de prensa

Elaboración de Notas de Prensa y dossieres – Relación con los Medios y Gestión de reportajes y entrevistas – Promoción y divulgación del evento antes y durante la celebración.

Secretaría física permanente

Presencia física permanente durante el evento del personal de Think-In Pharma - Organización y supervisión de la entrega de documentación y acreditaciones a los asistentes- Acreditación y emisión de certificados de asistencia/créditos

Servicios

Análisis de los servicios necesarios para el evento- Propuesta de proveedores y presupuestos- Supervisión y coordinación antes y durante el servicio- Relación con instituciones de carácter público para la obtención de apoyo- Gestión de inscripciones- Solicitud a instituciones para reconocimiento interés científico sanitario. Comité de honor- Solicitud y tramitación a Instituciones de créditos formativos

Marketing y creatividad

- Diseño del logotipo e imagen del congreso- Definición del público objetivo para el envío de la información del congreso y de los canales de distribución- Diseño, maquetación e impresión de programas, cartelería y otras publicaciones

Transporte

- Gestión de servicios de autocar para traslados de asistentes a la sede, actos sociales, aeropuerto, con empresas reconocidas del sector- Gestión de traslados privados para ponentes e invitados

Programa científico

Colaboración en la elaboración del programa científico- Conjuntamente con el Comité Científico planificación de salas, mesas, temas, etc.

Ponentes

Gestión de la invitación y documentación necesaria- Confirmación de asistencia- Gestión de viaje y estancia- Asistencia personalizada a los ponentes invitados- Liquidación de honorarios

Comunicaciones

Diseño y definición de las hojas de petición de abstracts- Planificación de las fechas de envío y recepción- Recepción y filtrado de comunicaciones- Entrega de los abstracts al Comité Científico para su corrección y calificación- Seguimiento de las evaluaciones e informes al organizador- Envío de las confirmaciones a los autores

Gabinete de prensa

Creación de imagen y mensajes> Diseño Carpetas de prensa> Acciones de posicionamiento> Contacto continuo con los medios> Organización de ruedas de prensa> Gestión de reportajes> Redacción y envío Notas de prensa> Seguimiento de noticias- Clipping> Coordinación de traducciones- Promoción y divulgación del congreso.

Relaciones institucionales

Gestión de la reputación social corporativa> Relaciones con líderes de opinión> Organización de reuniones> Patrocinios

Protocolo

Asesoramiento en la composición y realización de invitaciones para comité de honor> Gestión y seguimiento de invitaciones para actos de inauguración y clausura> Asesoramiento en la composición de las mesas y el orden de intervención de los participantes- Organización de recepciones de bienvenida, cenas de conferencia, cenas VIP, espectáculos culturales

Difusión

Definición con el organizador de potenciales colaboradores para el envío de información sobre el congreso- Identificación y contacto con potenciales expositores y patrocinadores- Redacción, cumplimentación y seguimiento de Formularios de Solicitud de Patrocinio Comercial y contratos/convenios con las empresas colaboradoras

...

Captación de recursos para el patrocinio de los diversos servicios (carteras de congresistas, web del congreso, coffees, cenas).- Elaboración de planos y distribución del dossier de exposición comercial de los stands, supervisión del montaje de stands y mobiliario y atención durante el evento.-

...

Asesoramiento en la definición de tipos de colaboración - Planificación y envío de mailings- Diseño e impresión de material promocional (manual del colaborador)- Seguimiento y negociación

Presupuesto

Elaboración de Presupuesto estimativo de gastos del congreso - Gestión de proveedores, pagos y facturación - Seguimiento y actualización del presupuesto - Informes periódicos gasto-ingreso - Elaboración del cierre de cuentas

Ingresos

Análisis de estimación de ingresos por colaboraciones, cuotas, inscripciones y otras fuentes - Gestión de facturación y seguimiento del cobro

Gastos

Evaluación de distintos presupuestos de proveedores – selección, contratación y pago de facturas.

Alojamiento

Gestión de reservas de alojamiento. Negociación de precios

Desplazamientos aéreos y terrestres

Gestión, reserva, emisión y envío de billetes aéreos, ferroviarios y terrestres – Logística de desplazamiento individualizada para ponentes e invitados, congresistas y expositores

Comunicación online 2.0

Diseño Página web específica para el Evento, Sociedad Científica e Instituciones (con registro de dominio y hosting) - Blog - Newsletter - Mailing - Comunity Manager

Redes sociales

Análisis, Creación y mantenimiento de perfiles en redes sociales para el evento - Seguimiento y estadísticas

Multiformatos

• Folletos informativos
• Programas científicos
• Cartelería
• Planos de situación
• Guías prácticas
• Libros
• Manuales formativos
• Fotografía del evento
• Diseño de stands e interiorismo
• Merchandising
• Compra de Espacios publicitarios en medios.